Meeting-Landschaft
Führungskräfte verbringen bis zu zwei Drittel ihrer Zeit in Besprechungen – sind aber häufig unzufrieden mit der Effizienz und dem Ergebnis. Zu oft bleibt das Treffen ergebnislos und wird manchmal sogar als bloße Zeitverschwendung erachtet. Der Befund ist nicht neu, sollte uns allerdings verwundern. Denn wenn die Meeting-Landschaft ein so zentrales Instrument für Führung und Orientierung ist, dann sollte es auch die geforderte Wirkung zeigen.
Führungskräfte als „soziale Architekten“
Mit der Frage, wie die Zusammenarbeit im Team zu organisieren ist, werden Führungskräfte zu „sozialen Architekten“. Diese relativ neue Rolle gewinnt zunehmend an Bedeutung, je mehr die Komplexität und Vernetzung des eigenen Bereichs zunimmt. Als unmittelbare Folge steigt der Besprechungsbedarf massiv. Will das Team wirkungsvoll und effizient arbeiten, gilt es, Besprechungsräume als ein durchdachtes Gesamt-System zu gestalten.
Wir möchten an dieser Stelle ansetzen und Sie dabei unterstützen, Ihre Meeting-Landschaft mit der gebotenen Sorgfalt einzurichten und zu pflegen. Dabei gehen wir einen Schritt über die Leitung und Moderation einzelner Meetings hinaus: Wir nehmen die Architektur aller Meetings Ihres Bereichs in den Blick, also den Rahmen für Ihre Zusammenkünfte und Kommunikationsgefäße. Wie und wann, in welcher Abfolge, Häufigkeit und Wechselwirkung kommen die Teammitglieder zusammen, synchronisieren ihre Tätigkeiten, treffen Entscheidungen, entwickeln Ideen, lernen voneinander, steigern ihre Performance und treiben Veränderungen wirkungsvoll voran?
Verschiedene Meetings für verschiedene Anlässe
Auf einer strukturellen Ebene gestaltet die Meeting-Landschaft die Architektur der Zusammenarbeit in Ihrem Bereich. Die Systematik sollte auf die Größe, Art und Arbeitsweise des Teams und seiner Substruktur abgestimmt sein und sich immer am gemeinsamen Ziel und Zweck orientieren. Wo findet Lernen bestmöglich statt, wo können Probleme gelöst und Informationen ausgetauscht werden, damit die Zusammenarbeit gelingt?
Auf der zeitlichen Ebene gilt es zwischen eng getakteten Formaten (zur schnellen Abstimmung, Standortbestimmung) und selteneren Formaten (Transformations-Fokus und Strategischer Fokus) zu unterscheiden.
Nicht zuletzt ist auch die soziale Ebene zu beleuchten. Wo wird Vertrauen aufgebaut und das Gemeinschaftsgefühl gestärkt, werden Verbindungen geschaffen und die gemeinsame Vision mit Leben gefüllt? Hier lohnt es sich, streng zwischen Anlässen zu unterscheiden, um bewusst einen bestimmten modus operandi im Meeting zu ermöglichen. Eine operative Abstimmung darf schnell getaktet sein, tiefe inhaltliche Beschäftigung erfordert Zeit und die Klärung sozialer Spannungen benötigt eine Atmosphäre von Offenheit und Vertrauen.
